Poradniki

Tworzenie Profilu Zaufanego

W tym poradniku przedstawię sposób rejestracji służbowego profilu zaufanego (PZ). Jest to profil, który będzie służył do wysyłania korespondencji przez platformę EPUAP. Do kont będą przypisana nasza skrzynka Gmina_Dobre. Nie interesuje mnie, czy ktoś ma już swój prywatny profil zaufany. Podajemy w formularzu swój prywatny nr telefonu komórkowego. Na ten numer będzie przychodził SMS z kodem przy logowaniu do PZ. Sposób wysyłki wiadomości przez EPUAP opisany jest tutaj. 

Strona rejestracji

Aby utworzyć służbowy profil zaufany wchodzimy pod adres https://pz.gov.pl/pz/register

image.png


Dane logowania

Pole Nazwa użytkownika

Większość kont imiennych jest już zajęta więc aby ujednolicić jakoś konta służbowe proponuję w miejscu Nazwy użytkownika wpisać oznaczenie jednostki oraz swoje imię i nazwisko ugd_imię_nazwisko

Pole Hasło

Jeżeli ktoś ma problem z wymyśleniem trudnego hasła to polecam hasło do komputerów jednak miejcie na uwadze, że to hasło inni pracownicy będą znać!

Dane osobowe

Wystarczy tutaj podać poprawne dane, będą one weryfikowane prze panią Annę Kacak przy potwierdzaniu PZ.

Dane kontaktowe

Pole Adres e-mail

Wpisujemy swojego imiennego służbowego maila z końcówką @gminadobre.pl

Pole Numer telefonu 

Wpisujemy swój prywatny numer telefonu komórkowego. Wiem, że niektórzy będą mieli z tym problem ale tak już jest. Numer telefonu jest niezbędny, bo na niego będą przychodziły kody autoryzacyjne przy logowaniu do PZ.

Po wypełnieniu wniosku zaznaczamy ptaszek przy tekście "Zapoznałem się z przepisami dotyczącymi profilu zaufanego i podpisu zaufanego".

Weryfikacja adresu mailowego i numeru telefonu

W tym kroku system poprosi nas o kody z wiadomości e-mail wysyłanej na podany adres mailowy oraz kod z SMSa, w celu potwierdzenia wprowadzonych danych.

Weryfikacja wniosku

Po wypełnieniu wniosku pojawi się nam możliwość wyszukania Punktu Potwierdzającego. Możemy zamknąć to okno.
Udajemy się do Pani Anny Kacak (pokój 13) w celu weryfikacji wniosku o założenie Profilu Zaufanego.

Logowanie do EPUAP

Jak już mamy potwierdzenie pozytywnej weryfikacji wniosku możemy się zalogować. W celu logowania wchodzimy pod adres https://pz.gov.pl/pz/index i wybieramy na górze Zaloguj się

image.png

Po wyświetleniu strony logowania wypełniamy pola  Nazwa użytkownika lub adres e-mail i Hasło zgodnie z tym co podaliśmy we wniosku. System może znowu poprosić o kod z SMS.

image.png

Dostęp do skrzynki Urzędu Gminy

Jeżeli poprawnie udało nam się zalogować to konto ma dopisek Konto prywatne dopóki nie dodam mu uprawnień do skrzynki EPUAP Urzędu Gminy.

image.png

Proszę o wysłanie na admin @ gminadobre.pl swojej nazwy użytkownika czyli np. ugd_krzysztof_ratuski

Po dodaniu uprawnień podczas logowania będzie możliwość wyboru konta Gmina_Dobre czyli naszej oficjalnej skrytki EPUAP.

image.png

Wysyłanie informacji przez EPUAP

1. Logowanie i adres szablonu pisma

a. W celu wysyłania pisma przez EPUAP wchodzimy pod adres: https://epuap.gov.pl/wps/myportal/strefa-klienta/katalog-spraw/opis-uslugi/pismo-ogolne-do-podmiotu-publicznego Polecam dodać go do zakładek przeglądarki.

image.png

b. Wybieramy pierwszy przycisk Wybierz pod tekstem Profil zaufany, e-dowód lub bankowość elektroniczna

c. W nowym oknie wybieramy Profil Zaufany

d. Następnym krokiem jest wybór Kontekstu użytkownika. Z listy rozwijalnej wybieramy GMINA DOBRE Gmina_Dobre i klikamy w przycisk WYBIERZ KONTEKST.

image.png

2. Tworzenie pisma

a. Jeżeli w oknie widzimy duży napis: Pismo ogólne do podmiotu publicznego - stary wzór to klikamy przycisk Załatw sprawę.

b. Teraz wypełniamy formularz pisma:

image.png

3. Adresowanie wiadomości

a. Pierwszym polem, które nas interesuje jest Ustaw/zmień adresata wpisujemy tutaj pełną nazwę jednostki samorządowej do której chcemy wysłać pismo np. Starostwo Powiatowe w Mińsku Mazowieckim. Podczas wpisywania wyświetlą nam się propozycje musimy wybrać wśród nich odpowiednią jednostkę. Nie należy tutaj podawać adresu skrytki jednostki np. /scy6p17d41/SkrytkaESP. Musimy wpisywać pełną nazwę.

b. Po wyborze adresata pojawi nam się jednostka którą wybraliśmy.

image.png

4. Treść pisma

a. Poniżej z menu rozwijalnego wybieramy Rodzaj pisma. Wpisujemy Tytuł pisma np. powołując się na numer sprawy. W największym oknie wpisujemy treść wiadomości lub jeżeli treścią jest załącznik wpisujemy "według załącznika".

b. Oświadczenie zostawiamy bez zmian. Nie trzeba nic zaznaczać.

5. Załączniki

a. Aby dodać załącznik klikamy zielony plusik add.gif i w żółtym prostokoncie klikamy Wybierz załącznik.

image.png

b. Klikamy niebieski przycisk + Dodaj plik z dysku i w nowym oknie niebieski przycisk Dodaj plik i wybieramy z komputera plik, który chcemy załączyć.

image.png

c. Nazwa plik powinna się pojawić w żółtym prostokącie. Jeżeli mamy więcej załączników to po raz kolejny klikamy zielony plusik add.gif i dodajemy kolejne.

6. Wysyłanie i podpisywanie pisma

a. Po dodaniu załączników na dole klikamy przycisk Dalej.

Przycisk Zapisz służy do zapisania zmian. Taką niedokończoną wiadomość można odszukać w zakładce Robocze.

b. Po przeładowaniu strony pojawią nam się nowe przyciski możemy w tym momencie wysłać widomość bez podpisu elektronicznego. W tym celu wystarczy kliknąć niebieski przycisk Wyślij bez podpisu. Możemy przejśc do podpunktu 6.h

c. Jeżeli chcemy podpisać wiadomość to klikamy niebieski przycisk Podpisz. Wsadzamy do komputera pendrive z podpisem elektronicznym i wybieramy Podpisz certyfikatem kwalifikowanym.

image.png

d. Jeżeli to okno wygląda inaczej niż poniżej to oznacza, że na komputerze nie ma zainstalowanego podpisu elektronicznego lub aplikacji PodpisGOV. Wtedy prosimy informatyka o pomoc w konfiguracji komputera.

image.png

e. Jeżeli wszystko jest ok to pojawi się jeszcze raz przycisk Podpisz certyfikatem kwalifikowanym. Po kliknięciu w niego wyświetli się okno z dostępnymi podpisami. Wybieramy podpis i klikamy WYBIERZ CERTYFIKAT.

image.png

f. Wpisujemy PIN do podpisu i klikamy AKCEPTUJĘ.

image.png

g. Po podpisaniu podpis pojawia się pod adresatem pisma.

image.png

h. Wystarczy teraz kliknąć niebieski przycisk Wyślij i potwierdzić tryb wysyłki dokumentu UPP i jeszcze raz niebieski przycisk Wyślij.

image.png

i. Po wysłaniu widzimy zielony prostokąt oraz możemy wydrukować sobie treść pisma. Jeżeli chcemy wydrukować też potwierdzenie UPP to musimy kliknąć Wróć do wysłanych

image.png

j. Gdzie odnajdujemy pismo i pod nim mamy UPP.xml który po otworzeniu możemy wydrukować.

image.png

Podpisywanie plików PDF podpisem elektronicznym

I. Wymagania

Aby podpisać plik PDF podpisem elektronicznym z widocznym podpisem po otworzeniu musimy mieć:

Jeżeli nie spełniamy, któregoś z tych punktów proszę o kontakt z informatykiem.

II. Złożenie podpisu

Otwieramy plik PDF w programie Adobe Reader. Jeżeli nie jest on domyślnym programem do otwierania plików PDF to wybieramy Otwórz za pomocą.

image.png

Z bocznego panelu wybieramy przycisk na samym dole Więcej narzędzi

image.png

Teraz klikamy przycisk Certyfikaty.

image.png

Pojawia się nam nowa belka w programie Certyfikaty. Klikamy przycisk Podpisz cyfrowo i potwierdzamy nowe okno przyciskiem OK.

image.png

Zaznaczamy na dokumencie prostokąt gdzie będzie widniała sygnatura podpisu. Wybieramy właściciela podpisu i klikamy niebieski przycisk Kontynuuj.

image.png

W oknie które wyskoczy wpisujemy PIN do karty i klikamy OK.

image.png

Teraz pojawi się okno zapisywania nowego pliku PDF już z podpisem. Wybieramy gdzie zapisać plik i klikamy przycisk Zapisz.

image.png

III. Weryfikacja podpisu

Jeżeli otworzymy podpisany plik w programie Adobe Reader to powinien pojawić się Panel Podpis

image.png

Przydatne linki / narzędzia


Wysyłanie dużych plików (Gminny WeTransfer) https://pliki.dobre.ovh/
Zamiana PDF na JPG https://tinywow.com/pdf/to-jpg
Łączenie plików PDF https://tinywow.com/pdf/merge
Obracanie stron w PDF https://tinywow.com/pdf/rotate
Rozdzielanie stron w PDF https://tinywow.com/pdf/split
Darmowe zdjęcia do użytku komercyjnego
 https://www.freepik.com/
https://pxhere.com/
Radio online https://jakosciowo.pl/radio/

Dodawanie i edycja informacji na BIP

1. Logowanie

Aby zarządzać stroną BIP musimy najpierw się zalogować.

Wchodzimy na stronę: https://bip.gminadobre.pl/wp-login.php

image.png

Wpisujemy login/e-mail i hasło otrzymane przez informatyka i pojawia się nam kokpit.

image.png

2. Edycja informacji

Aby edytować informację, która już jest na stronie, np. dodać załącznik z wynikiem naboru lub przetargu wychodzimy z kokpitu i przechodzimy na stronę, klikając odnośnik "Biuletyn Informacji Publicznej" na czarnej belce na górze ekranu. 

image.png

Ta belka zostaje z nami podczas przeglądania strony, gdy jesteśmy zalogowani.

Gdy przejdziemy do informacji na stronie którą chcemy edytować na tej belce pojawi się przycisk Edytuj wpis. Po kliknięciu w niego wracamy do kokpitu, w którym możemy edytować wszystko co dotyczy tej konkretnej informacji.

image.png

Po kolei od lewej kolumny mamy:

Prawa kolumna: 

Po wprowadzeniu zmian musimy je zatwierdzić klikając przycisk Aktualizuj w okienku Opublikuj.

Aby sprawdzić taką informację od strony przeglądającego możemy skorzystać z odnośnika, który się pojawi po zaktualizowaniu wpisu, czyli Zobacz wpis.

image.png

3. Tworzenie nowej informacji przez powielenie

Jeżeli chcemy stworzyć nową informację to możemy skorzystać z opcji powielania wpisu. Ułatwia nam to pracę gdyż będziemy mogli skorzystać ze stworzonej już wcześniej opublikowanej informacji edytując jej treść. Nie musimy wtedy szukać kategorii (których jest bardzo dużo), gdzie ta informacja ma się pojawić.

Najpierw będąc zalogowanym wyszukujemy informację na stronie, która jest w tym samym miejscu gdzie chcemy wrzucić nową. Np. poprzedni przetarg lub poprzednie oświadczenie majątkowe. Jak jesteśmy na takiej informacji to w czarnej belce na górze strony pojawi się opcja 

image.png

image.png

Teraz wystarczy zmienić:

Nie ruszamy Kategorii.

W celu zatwierdzenia zmian klikamy przycisk Opublikuj i możemy podejrzeć informację klikając przycisk Zobacz wpis.

4. Tworzenie nowej informacji od zera

Po zalogowaniu w każdym miejscu na stronie mamy w czarnej belce odnośnik + Utwórz

image.png

Gdy go klikniemy pojawi nam się strona Utwórz wpis

image.png

Po kolei od lewej kolumny mamy:

Prawa kolumna: 

Po wprowadzeniu wszystkich informacji musimy je zatwierdzić klikając niebieski przycisk Opublikuj w okienku Opublikuj.

Aby sprawdzić taką informację od strony przeglądającego możemy skorzystać z odnośnika, który się pojawi po opublikowaniu wpisu, czyli Zobacz wpis.


Pulpit zdalny przez przeglądarkę (zaawansowana instrukcja)

  1. Logowanie

Logujemy się na stronie https://pz.dobre.ovh .

Login to początek waszych maili przed @gminadobre.pl .
Hasło to każdy ma swoje.

image.png

Dodatkowym zabezpieczeniem są kody tymczasowe generowane z kodu QR przez aplikacje typu Google Authenticator.

Taką aplikację instalujemy na swoim telefonie: 
Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.authenticator2
Iphone: https://apps.apple.com/us/app/google-authenticator/id388497605

Wygenerowany kod wpisujemy w następnym oknie:

image.png

Po zalogowaniu pokaże się pulpit komputera do którego konto jest przypisane i można z niego już korzystać.

image.png

2. Dodatkowe funkcje

Do dodatkowych opcji służy skrót klawiaturowy Lewy SHIFT + Lewy CTRL + Lewy ALT.  Tą samą kombinacją klawiszy się go wyłącza. 

a) Wylogowywane - rozłączanie sesji

Po wciśnięciu skrótu Lewy SHIFT + Lewy CTRL + Lewy ALT pojawi się boczne menu w którym możemy się wylogować klikając swój login i opcję Logout.

image.png

b) Przenoszenie plików między komputerami

W komputerze do którego jesteśmy podłączeniu wchodzimy w Ten komputer i wybieramy dysk Share na Guacamole RDP. 

image.png

Wszystko co tutaj zapiszemy lub skopiujemy możemy pobrać przez przeglądarkę.

image.png

Sposób pobierania wygląda następująco. 

Po wciśnięciu skrótu Lewy SHIFT + Lewy CTRL + Lewy ALT pojawi się boczne menu z którego wciskamy przycisk Shared Drive w sekcji Devices

image.png

Widzimy teraz to samo co w dysku na komputerze zdalnym. Wystarczy kliknąć w plik i uruchomimy pobieranie.

image.png

Możemy też ze swojego komputera wysłać coś do komputera zdalnego używając przycisku Upload Files.

c) Schowek 

Każdy tekst który skopiujemy w maszynie zdalnej możemy wkleić do swojego komputera dopiero gdy użyjemy schowka Clipboard. Działa też to w drugą stronę.

image.png

Pulpit zdalny przez przeglądarkę (skrócona instrukcja)

  1. Logowanie

Logujemy się na stronie https://pz.dobre.ovh .

Login to początek waszych maili przed @gminadobre.pl .
Hasło to każdy ma swoje.

image.png

Dodatkowym zabezpieczeniem są kody tymczasowe generowane z kodu QR przez aplikacje typu Google Authenticator.

Wygenerowany kod wpisujemy w następnym oknie:

image.png

Po zalogowaniu pokaże się pulpit komputera do którego konto jest przypisane i można z niego już korzystać.

image.png

2. Dodatkowe funkcje

Do dodatkowych opcji służy skrót klawiaturowy Lewy SHIFT + Lewy CTRL + Lewy ALT.  Tą samą kombinacją klawiszy się go wyłącza. 

Pierwsze logowanie do EZD

Od 11 stycznia 2024 roku w sekretariacie rozpoczyna się skanowania przesyłek wpływających do urzędu.

Aby dostać się na swoje konto w systemie EZD trzeba ustanowić swoje hasło. Najpierw wchodzimy na stronę:

https://kuip-web.gminadobre.pl/resetowanie-hasla?from=https://ezdrp-web.gminadobre.pl

image.png

Wpisujemy nazwę użytkownika w formacie i_nazwisko * lub swojego maila służbowego z końcówką @gminadobre.pl
Po kliknięciu przycisku Wyślij. Na maila przyjdzie link do ustanowienie hasła.

image.png

Po wejściu w ten link wpisujemy 2x hasło spełniające warunki podane po prawej stronie. Wszystko musi być zielone.

image.png

Po ustanowieniu hasła możemy klinknąc w przycisk WRÓĆ DO STRONY LOGOWANIA lub wejść na stronę: https://ezdrp-web.gminadobre.pl/ i się zalogować.

image.png

Instrukcje korzystania są dostępne na stronie: https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/
Filmy instruktażowe: https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/filmy-instruktazowe/
Wersja demo: https://www.gov.pl/web/ezd-rp/wersja-demonstracyjna

PS. EZD działa tylko w naszej sieci, nie ma możliwości logowania z domu ale jest taki plan.

Miłej pracy!

* a_zalewska to Ania (kasa), a anna_zalewska to Ania (podatki)

Współdzielone kalendarze

Wstęp

Na ostatnim szkoleniu zaproponowałem pomysł utworzenia kalendarza widocznego dla wszystkich pracowników w aplikacji Thunderbird do obsługi poczty mailowej.

Jeżeli ktoś uważa, że nie jest mi to potrzebne to odsyłam na sam koniec artykułu.

W instrukcji przedstawię, jak dodać taki kalendarz do Thunderbirda.

🟢Kalendarz Gminy Dobre

Dodamy teraz kalendarz, który umożliwi pracownikom oraz podległym jednostkom, takim jak GOPS i GOKiB, dodawanie wydarzeń.

Oczekuję, że znajdą się tu informacje o:

W razie zmiany takich terminów, każdy może edytować wydarzenie i wszystkim się pojawi nowa data/godzina.

Dodawanie kalendarza

Jak w przypadku kalendarza świątecznego w zakładce Kalendarz klikamy przycisk Nowy kalendarz... i wybieramy Kalendarz zdalny

image.png

W następnym oknie podajemy nazwę użytkownika i link:

Nazwa użytkownika 9gggkww2ny
Link https://9gggkww2ny.caldav.dpoczta.pl/calendars/9gggkww2ny/3ejngwxcxx/

Po kliknięciu w przycisk Znajdź kalendarze pojawi się monit o hasło: Kosciuszki1

image.png

W następnym oknie mamy możliwość zmiany właściwości kalendarza. Należy się upewnić czy jest powiązany z naszym imiennym adresem e-mail.  Możemy też zadecydować czy chcemy otrzymywać powiadomienia dotyczące wydarzeń z tego kalendarza.

image.png

Ustawienia te można zmienić później. Potwierdzamy przyciskiem OK i w drugim oknie przyciskiem Subskrypuj.

Kalendarz powinien się pojawić w liście Kalendarzy, a dodane przez użytkowników wydarzenia pojawić się w widoku kalendarza.

Dodawanie wydarzeń

Aby dodać wydarzenie musimy kliknąć przycisk Nowe wydarzenie 

image.png

Musimy sprawdzić czy dodajemy je do właściwego kalendarza, nadać tytuł i ewentualne miejsce. 
Najważniejszą rzeczą jest wybranie daty i godziny. Nie musimy dodawać uczestników. Ale możemy dodać opis i załączniki jeżeli to wydarzenie to np. szkolenie.

Przygotowane wydarzenie zatwierdzamy klawiszem Zapisz i zamknij.

UWAGA! Należy pamiętać, iż jest to kalendarz wspólny, więc ustawienie przypomnienia dotyczyć będzie nie tylko osoby ustawiającej, ale wszystkich użytkowników.

Alternatywny link w formacie ical:

https://calendar.google.com/calendar/ical/ffcbae4120952a5ca3ef9e839fbee8de1e62c637e7ab73c54b66c40556e5f1aa%40group.calendar.google.com/private-90b297ee15291c34fd9731777eff40cf/basic.ics

🔴Kalendarz świąteczny 

Tego kalendarza nie możemy edytować (dodawać do niego wydarzeń) jest tylko w trybie odczytu.

Dodawanie kalendarza

Przechodzimy do zakładki Kalendarz po lewej stronie programu i z dołu ekranu klikamy przycisk Nowy kalendarz... i wybieramy Kalendarz zdalny

image.png

https://www.thunderbird.net/media/caldata/autogen/Polish-Holidays.ics

zapasowy: https://www.officeholidays.com/ics-local-name/poland

Zaznaczamy oba "ptaszki" i klikamy przycisk Znajdź kalendarze.

W nowym oknie klikamy przycisk Właściwości  i możemy sobie nadać własną nazwę, kolor.
Zaznaczamy ptaszki tak jak na zdjęciu. Żółty monit możemy zignorować. Ten kalendarz nie będzie nam potrzebny do powiadomień.

image.png

Zatwierdzamy przyciskiem OK i potwierdzamy w drugim oknie przyciskiem Subskrybuj.

Święta pojawią się w kalendarzu. 

image.png

Czy to ma sens? Komu to potrzebne?

Wdrożenie kalendarza współdzielonego dla pracowników ma sens nawet w małej firmie, ponieważ umożliwia łatwiejszą koordynację terminów, organizację spotkań i wydarzeń oraz poprawia komunikację w zespole. Dzięki temu wszyscy pracownicy będą mieli dostęp do tych samych informacji i będą mogli aktualizować swoje plany zgodnie z harmonogramem firmy.

Zalety współdzielenia kalendarzy

Współdzielony kalendarz w firmie to narzędzie, które przynosi wiele korzyści zarówno dla pracowników, jak i dla całej organizacji. Oto niektóre z kluczowych zalet:

1. Poprawa komunikacji: Współdzielony kalendarz umożliwia wszystkim pracownikom szybki dostęp do informacji o planowanych spotkaniach, wydarzeniach firmowych czy terminach projektów. Dzięki temu unikają nieporozumień i mogą lepiej się komunikować.

2. Efektywne planowanie: Pracownicy mogą lepiej planować swoje zadania, wiedząc, kiedy ich koledzy są dostępni lub zajęci. To pozwala na optymalizację harmonogramów pracy i unikanie konfliktów terminów.

3. Zwiększenie produktywności: Dzięki lepszemu planowaniu i koordynacji, zespoły mogą efektywniej pracować nad projektami. Współdzielony kalendarz pomaga w ustalaniu priorytetów i terminów, co przyczynia się do zwiększenia produktywności.

4. Ułatwienie zarządzania zasobami: Kalendarz może być wykorzystany do zarządzania nie tylko czasem, ale również innymi zasobami, takimi jak sale konferencyjne, sprzęt czy pojazdy służbowe.

5. Przejrzystość działań: Wszyscy członkowie zespołu mają wgląd w to, co dzieje się w firmie. To buduje zaufanie i wspiera kulturę otwartości.

6. Lepsze zarządzanie czasem: Pracownicy mogą lepiej zarządzać własnym czasem, widząc na jednym ekranie wszystkie swoje obowiązki oraz wydarzenia firmy.

7. Łatwość dostępu: Współdzielone kalendarze często są dostępne online, co oznacza, że pracownicy mogą do nich dotrzeć z każdego miejsca i urządzenia z dostępem do internetu.

8. Synchronizacja z innymi aplikacjami: Wiele współdzielonych kalendarzy można synchronizować z innymi narzędziami używanymi w firmie, takimi jak e-mail, aplikacje do zarządzania projektami czy systemy CRM.

9. Automatyzacja przypomnień: Kalendarze często oferują funkcje automatycznych przypomnień o nadchodzących wydarzeniach lub terminach, co pomaga w utrzymaniu wysokiej organizacji pracy.

10. Łatwość w zarządzaniu urlopami: Pracownicy mogą zgłaszać dni wolne przez kalendarz, a menedżerowie mają możliwość szybkiego zatwierdzania lub odrzucania wniosków urlopowych.

11. Planowanie długoterminowe: Firmy mogą korzystać z kalendarzy do planowania strategicznego i długoterminowego, co pomaga w ustalaniu celów i kierunków rozwoju.

12. Integracja z systemami czasu pracy: Współdzielone kalendarze mogą być częścią systemów ewidencji czasu pracy, co ułatwia monitorowanie obecności pracowników i ich godzin pracy.

Wprowadzenie współdzielonego kalendarza może wymagać pewnych szkoleń i adaptacji ze strony pracowników, ale korzyści płynące z jego użytkowania szybko przekonują do takiego rozwiązania.

Dostęp do EZD RP z sieci zewnętrznej

Jaki system operacyjny?

W zależności od systemu operacyjnego z jakiego korzystacie robi się to inaczej. Jednak dedykowanym do pracy w EZD RP jest system Windows. Bez niego nie będzie można edytować plików .doc.

Windows

Oto krok po kroku jak dodać te wartości do pliku hosts w systemie Windows:

  1. Otwórz Notatnik jako administrator. Możesz to zrobić, klikając prawym przyciskiem myszy na ikonie Notatnika i wybierając "Uruchom jako administrator"
  2. Kliknij "Plik" > "Otwórz" i przejdź do lokalizacji C:\Windows\System32\drivers\etc
  3. W polu "Typ plików" wybierz "Wszystkie pliki", a następnie wybierz plik o nazwie "hosts" i kliknij "Otwórz".
  4. Na końcu pliku dodaj nowe wpisy, zaczynając od nowej linii. Użyj następującego formatu:
195.242.138.58 ezdrp-web.gminadobre.pl
195.242.138.58 anonimizator-api.gminadobre.pl
195.242.138.58 archiwum-web.gminadobre.pl
195.242.138.58 ezdrp-api.gminadobre.pl
195.242.138.58 ezdrp-forms.gminadobre.pl
195.242.138.58 filerepo-api.gminadobre.pl
195.242.138.58 integrator-api.gminadobre.pl
195.242.138.58 kuip-api.gminadobre.pl
195.242.138.58 kuip-web.gminadobre.pl
195.242.138.58 ocr-api.gminadobre.pl
195.242.138.58 sso-extidp.gminadobre.pl
195.242.138.58 sso-idp.gminadobre.pl
195.242.138.58 wpe-rest.gminadobre.pl

5. Po dodaniu nowych wpisów, kliknij "Plik" > "Zapisz", aby zapisać zmiany w pliku hosts.

6. Zamknij Notatnik.

Po wykonaniu tych kroków, nowe wpisy zostaną dodane do pliku hosts w systemie Windows. Jeśli pojawią się pytania dotyczące uprawnień administratora, potwierdź, że chcesz kontynuować jako administrator.

Materiały eksploatacyjne

Lokalizacja Nazwa urządzenia Pasujące tonery/tusze (bęben)
Pokój 2 (Sekretariat) Canon MF453dw 057 lub 057h
Pokój 3 (USC) HP LaserJet P1006 HP 35N lub HP 35XN
Pokój 8 (Ochrona środowiska) HP LaserJet M234sdne HP 135A lub HP 135X
Pokój 0 (Kasa)
 HP M203dw HP 30X lub HP 30A (HP 32A)
Canon ir3025 CEXV54-czarny, CEXV54-niebieski, CEXV54-purpurowy, CEXV54-żółty
Pokój 6 (GOPS)
 HP P77740z HP 991A-Czarny, HP 991A-Żółty, HP 991A-Purpurowy, HP 991A-Niebieski lub 991X
Canon iR2520 CEXV33-Czarny
Pokój 13 (Ewidencja ludności) HP M203dw HP 30X lub HP 30A (HP 32A)
Pokój 14 (Woda) EPSON L3250 103C, 103M, 103Y, 103
Pokój 15 (Oświata) HP M1536dnf HP 78N lub HP 78A
Pokój 16 (Księgowość) Canon MF264dw Canon 051H (CRG051)
Pokój 18 (Podatki)
 HP LaserJet 1022 HP 12N lub HP 12XN
OKI 3321 taśma barwiąca 09002303 Czarna
Pokój 19 (Zastępca) Canon MF940dn CRG-719 lub CRG-719H 
Pokój 20 (Kadry) HP LaserJet 1010 HP 12N lub HP 12XN
Pokój 21 (Inwestycje) HP LaserJet M234sdne HP 135A lub HP 135X
Korytarz Canon C5840 C-EXV58-czarny, C-EXV58-niebieski, C-EXV58-różowy, C-EXV58-żółty (Canon WT-202 pojemnik na zużyty toner)
Radca (Rynek) HP LaserJet 1010 HP 12N lub HP 12XN
Muzeum Canon MF264dw Canon 051H (CRG051)
Żłobek HP MFP E77825 HP 991A-Czarny, HP 991A-Żółty, HP 991A-Purpurowy, HP 991A-Niebieski lub 991X
Biblioteka HP P77740z HP 991A-Czarny, HP 991A-Żółty, HP 991A-Purpurowy, HP 991A-Niebieski lub 991X

Dodawanie pism do rejestrów

Rejestry

Stworzyłem rejestry ogólnodostępne:

Rejestr faktur zewnętrznych

Ma na celu umożliwienie śledzenia i kontrolę wszystkich faktur otrzymywanych od zewnętrznych dostawców. Łatwo na jego podstawie określić wydatki na poszczególnych stanowiskach lub referatach.

Można z niego wydobyć np. taką tabelę:

Nr Numer RPW Nazwa firmy Kwota brutto na fakturze Czy przekazane do księgowości? Sposób dostarczenia Kategoria Data wpisu Wpisujący
1 RPW/765/2024 ORANGE 96,89 Nie List zwykły telefonia stacjonarna i komórkowa 2024-02-09 Krzysztof Ratuski Informatyk  OS
5 RPW/10/2024 Softika S.C. 61,5 Tak Email telefonia stacjonarna i komórkowa 2024-01-10 Krzysztof Ratuski Informatyk  OS
4 RPW/9/2024 T-Mobile Polska S.A. 545,26 Tak Email telefonia stacjonarna i komórkowa 2024-01-10 Krzysztof Ratuski Informatyk  OS
3 RPW/8/2024 POLKOMTEL SP. Z O.O. 406,75 Tak Email telefonia stacjonarna i komórkowa 2024-01-10 Krzysztof Ratuski Informatyk  OS
2 RPW/7/2024 GRW SYSTEM Grzegorz Wąsowski 1305,03 Tak Email sprzęt komputerowy 2024-01-10 Krzysztof Ratuski Informatyk  OS
1 RPW/6/2024 Aiton Caldwell S.A. 245,98 Tak Email telefonia stacjonarna i komórkowa 2024-01-10 Krzysztof Ratuski Informatyk  OS

Rejestr umów zewnętrznych

Rejestr umów zewnętrznych w jednostce samorządu terytorialnego ma kilka istotnych celów. Po pierwsze, umożliwia to pełną kontrolę nad zawieranymi umowami i ich terminami. Po drugie, rejestr taki pozwala na monitorowanie wydatków związanych z umowami zewnętrznymi oraz efektywne zarządzanie budżetem. Dodatkowo, rejestr umów może pomóc w zapewnieniu przejrzystości i uczciwości w procesie zawierania umów, co przyczynia się do zapobiegania korupcji i nadużyciom.

Widoczność

Co trzeba zaznaczyć każdy szeregowy pracownik widzi tylko swoje wpisy do rejestru, ale jego kierownik widzi wszystkie w referacie. Zaś Burmistrz lub Jego Zastępca widzą wszystkie wpisy z całej instytucji.

Pracownik  widzi swoje wpisy
Kierownik  widzi wpisy w referacie
Burmistrz / Zastępca widzi wpisy w instytucji

Stąd numeracja jest jednolita dla każdego miesiąca w całej instytucji.

Dodawanie pisma do rejestru

Rejestr jest tworzony z pisma więc musimy to pismo więc albo to pismo dodajemy z dysku lub musimy utworzyć kopie pisma które jest w przydzielonym nam zadaniu.

Dodawanie pisma z dysku jest opisane tutaj: https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/dodawanie-nowego-pisma-z-dysku/

Jeżeli mamy pismo w zadaniu musimy zaznaczyć to pismo i po prawej stronie będzie dostępna opcja Kopia do pism.
Gdy pismo pojawi się w pismach ze znaczkiem image.png to jest nasza kopia dodajemy jej Metadane.

image.png

Klikamy ZAPISZ i możemy teraz zaznaczyć to pismo i wybrać Wpis do rejestru.

Wybieramy rejestr i wypełniamy potrzebne pola:

image.png

Po wypełnieniu wymaganych pól zatwierdzamy. Teraz musimy zakończyć pismo (kopię) i zadanie w którym oryginał tego pisma był pod warunkiem, że nie zakładamy z niego sprawy.

image.png

Wysyłka pism przez e-PUAP korzystając z EZD

Zasady wysyłki przez e-PUAP

Pracując w EZD RP mamy możliwość wysyłania wiadomości do osób fizycznych lub instytucji przez platformę e-PUAP. Jednak trzeba spełnić warunki.

Adres e-PUAP

Adresu nie znajdziemy wchodząc na stronę e-PUAPu. Przeważnie będzie on na piśmie przewodnim lub znajdziemy go na stronie BIP instytucji. Występuje w formacie /identyfikator/skrytka np. /GminaDobre/SkrytkaESP

Adres e-PUAP w Bazie kontaktów

Jeżeli dostaliśmy pismo przez ePUAP bezpośrednio do EZD to pewnie ten kontakt jest już w Bazie kontaktów. Możemy go wyszukać. Jeżeli jednak go nie ma to musimy go dodać.

  1. Po zalogowaniu do EZD wchodzimy do zakładki Baza kontaktów i klikamy przycisk UTWÓRZ KONTAKT.image.png
  2. Wybieramy Typ kontaktu, Nazwę i zaznaczamy dodaj EPUAP. Pozostałe rzeczy nie są wymagane ale jak jesteśmy w ich posiadaniu to należy je dodać zeby były inne opcje kontaktu. 
  3. Po wybraniu EPUAP musimy wprowadzić Identyfikator i nazwę skrytki. Klikamy przycisk ZAPISZ

    image.png

Dodajemy załączniki

1. Jeżeli mamy założoną już sprawę. To musimy dodać załączniki, które będziemy wysyłać ePUAPem. W sekcji Akta sprawy mamy przycisk DODAJ, i pod nim dwie opcje które nas interesują Plik z dysku (jeżeli mamy już PDF lub doc przygotowany na komputerze) lub Plik z szablonu (jeżeli chcemy stworzyć plik bezpośrednio w EZD).

2. Po dodaniu załącznika musimy dodać mu metadane klikając kółko z literą M. 

image.png

3. Po wpisaniu klikamy ZAPISZ i kółko będzie różowe.

Tworzymy ePismo

1. Tym samym przyciskiem DODAJ wybieramy ePismo. Teraz mamy wyskakujące okno i do wypełnienia 3 kroki.

image.png

2. Dodajemy kontakt z Bazy kontaktów i przechodzimy DALEJ.

image.png

 3. Wpisujemy Tytuł informacji czyli czego dotyczy sprawa. Rodzaj e-pisma to taka kategoria informacji. W polu Treść możemy tak naprawdę napisać wszystko to co w dodalibyśmy w załączniku, ale jest to tekst niesformatowany, więc lepiej napisać "według załącznika" i dodać całość w załączniku. 

4. W kroku trzecim zaznaczamy wcześniej dodane pliki, które będą wysyłane razem z ePismem przez ePUAP.

image.png5. Dodajemy metadane do ePisma klikając w kółko z M. i zapisujemy.

Wnioskujemy o podpis elektroniczny ePisma

  1. W Aktach sprawy mamy XML z dodanymi metadanymi teraz trzeba go zaznaczyć i wybrać Do podpisu

    image.png


  2. W ten sposób tworzymy zadanie dla kierownika/burmistrza. Wpisujemy treść np. Proszę o podpis. Wybieramy odbiorcę i termin i klikamy utwórz. 

    image.png


  3. Teraz przy XML będzie blade kółko z literką P i poniżej w zakładce ZADANIA będzie widoczne zadanie "Do podpisu". Pozostaje nam czekać jak kierownik/burmistrz podpisze ePismo. Dostaniemy powiadomienie o tym.

Niekiedy instytucje lub firmy wymagają od nas podpisywania oddzielnie załączników w formacie PDF. Możemy to zrobić w analogiczny sposób jak z ePismem tylko wybierając załącznik i prosząc o jego podpis.

Wysyłamy podpisane ePismo

  1. Gdy mamy podpis elektroniczny w ePismo zaznaczamy je i po prawej stronie wybieramy Wyślij i ePUAP.
  2. Sprawdzamy czy są wybrane pisma i załączniki oraz odbiorca i klikamy przycisk WYŚLIJ.

image.png

Status możemy sprawdzać w zakładce WYSYŁKI. 

Należy pamiętać, że w instytucjach jest inny system potwierdzeń odbioru, niż w przypadku osób fizycznych. W instytucjach otrzymamy odrazu UPO zaś w przypadku osób fizycznych UPO otrzymamy w momencie otwarcia wiadomości.

Zmniejszanie zdjęć

Oryginalne zdjęcia prosto z aparatu lub od fotografa zajmują dużo miejsca. Ciężko je wysłać mailem lub do internetu. Najprościej jest zmniejszyć ich rozmiar. Możemy to zrobić na dwa sposoby:

Lokalnie przez program IrfanView

  1. Otwórz program IrfanView. Jeżeli go nie masz możesz skorzystać z tego pliku instalacyjnego.
  2. Wybierz menu "Plik" i z rozwijanego menu wybierz "Przetwarzanie wsadowe (seryjne)" lub skorzystaj ze skrótu wciskając klawisz "B".

    image.png


  3. Pop prawej stronie wybieramy zdjęcia które chcemy przetworzyć i klikamy przycisk DODAJ aby wskoczyły na listę Plików żródłowych.
  4. Z lewej strony wybieramy Opcje zaawansowane i ustawiamy tak jak na obrazku i klikamy OK.

    image.png

  5. Możemy też wybrać katalog docelowy klikając Przeglądaj lub Użyć obecnego katalogu jako docelowego.
  6. Pozostało kliknąć START. Pliki zostały zmniejszone i umieszczone w Katalogu docelowym.

Online przez stronę internetową

  1. Otwieramy stronę bulkresizephotos.com

    image.png

  2. W fioletowy prostokąt przeciągamy zdjęcia lub wybieramy je klikając w niebieski prostokąt Choose Images.

    image.png

  3. Po wybraniu zdjęć klikamy Otwórz i potem zielony przycisk Start 

    image.png

  4. Po przekonwertowaniu plików pojawi nam się okno zapisywania pliku zip. Wystarczy go wypakować i mamy pomniejszone zdjęcia gotowe do użycia.

    Bramka SMS

    1. Po co mi to?

    Z tego co mi wiadomo nie raz musimy wysłać wiadomość SMS do petenta, sołtysa lub radnego. Robimy to ze swoich prywatnych telefonów. Oprócz tego, że nie wygląda to profesjonalnie, to rodzi to problemy: odbiorcy wiadomości dzwonią na nasz prywatny numer nie tylko w godzinach pracy lub przekazują go innym osobom.
    Jest na to rozwiązanie. Mamy do e-usług wykupioną bramkę SMS, która w tej chwili ma pakiet 500 smsów miesięcznie. Na początek myślę, że to wystarczy. 

    2. Jak to działa?

    Żeby skorzystać z takiej bramki SMS, trzeba wejść na stronę https://gminadobre.pl/bramka-sms/ ten adres jest dostępny tylko z naszych adresów IP czyli nie zadziała wchodząc z internetu mobilnego ani "z domu".

    Ukazuje się nam strona, w której wybieramy szablon wiadomości. Jeżeli będziecie mieli pomysły na inne szablony to proszę się zgłaszać.

    a)  Hasło do pliku wysłanego mailem

    Szablon takiej wiadomości wykorzystujemy do przesłania hasła do pliku, którego wysłaliśmy mailem. Jest to zabezpieczenie wykorzystywane zgodnie z RODO, aby zabezpieczyć poufne dane. 

    b)  Standardowa wiadomość

    Jest to szablon ogólny wiadomości, który możemy wykorzystać do wysyłania np. zaproszenia na sesję, informacji że dokumenty są gotowe do odbioru itp.

    c) ...

    Czekam na Wasze pomysły co do szablonów wiadomości...

    3. Co trzeba wypełnić, żeby wysłać wiadomość?

    Wybierając np. standardową wiadomość mamy do wypełnienia:

    4. Dodatkowe opcje

    Na samym dole formularza wyświetli się szablon takiej wiadomości oraz możliwość wysłania kopi takiej wiadomości na nasz adres mailowy podany w formularzu.

    Pozostaje wypełnić wszystkie te pola i kliknąć przycisk Wyślij.

    5. P.S. 

    Chciałbym tylko nadmienić, że mam dostęp do pełnej historii korespondencji wysyłanej przez bramkę sms.

    fe65abfd-6f7e-4ea1-ad65-87c9de58bfc2.png