Współdzielone kalendarze Wstęp Na ostatnim szkoleniu zaproponowałem pomysł utworzenia kalendarza widocznego dla wszystkich pracowników w aplikacji Thunderbird do obsługi poczty mailowej. Jeżeli ktoś uważa, że nie jest mi to potrzebne to odsyłam na sam koniec artykułu . W instrukcji przedstawię, jak dodać taki kalendarz do Thunderbirda. 🟢Kalendarz Gminy Dobre Dodamy teraz kalendarz, który umożliwi pracownikom oraz podległym jednostkom, takim jak GOPS i GOKiB, dodawanie wydarzeń. Oczekuję, że znajdą się tu informacje o: działaniach Rady Gminy, w tym sesjach, komisjach i terminach dostarczania dokumentów, spotkaniach pracowniczych, takich jak szkolenia i konferencje, wydarzeniach firmowych, w tym wyjazdach służbowych i uroczystościach, inicjatywach organizowanych przez Gminę, na przykład ceremonii zapalenia światełek na choince czy dożynkach, oraz wszelkich innych wydarzeniach, które zostaną uznane za odpowiednie. W razie zmiany takich terminów, każdy może edytować wydarzenie i wszystkim się pojawi nowa data/godzina. Dodawanie kalendarza Jak w przypadku kalendarza świątecznego w zakładce Kalendarz klikamy przycisk Nowy kalendarz...  i wybieramy Kalendarz zdalny W następnym oknie podajemy nazwę użytkownika i link: Nazwa użytkownika 9gggkww2ny Link https://9gggkww2ny.caldav.dpoczta.pl/calendars/9gggkww2ny/3ejngwxcxx/ Po kliknięciu w przycisk  Znajdź kalendarze pojawi się monit o hasło: Kosciuszki1 W następnym oknie mamy możliwość zmiany właściwości kalendarza. Należy się upewnić czy jest powiązany z naszym imiennym adresem e-mail.  Możemy też zadecydować czy chcemy otrzymywać powiadomienia dotyczące wydarzeń z tego kalendarza. Ustawienia te można zmienić później. Potwierdzamy przyciskiem  OK i w drugim oknie przyciskiem  Subskrypuj . Kalendarz powinien się pojawić w liście Kalendarzy, a dodane przez użytkowników wydarzenia pojawić się w widoku kalendarza. Dodawanie wydarzeń Aby dodać wydarzenie musimy kliknąć przycisk Nowe wydarzenie   Musimy sprawdzić czy dodajemy je do właściwego kalendarza, nadać tytuł i ewentualne miejsce.  Najważniejszą rzeczą jest wybranie daty i godziny. Nie musimy dodawać uczestników. Ale możemy dodać opis i załączniki jeżeli to wydarzenie to np. szkolenie. Przygotowane wydarzenie zatwierdzamy klawiszem Zapisz i zamknij. UWAGA! Należy pamiętać, iż jest to kalendarz wspólny, więc ustawienie przypomnienia dotyczyć będzie nie tylko osoby ustawiającej, ale wszystkich użytkowników. Alternatywny link w formacie ical: https://calendar.google.com/calendar/ical/ffcbae4120952a5ca3ef9e839fbee8de1e62c637e7ab73c54b66c40556e5f1aa%40group.calendar.google.com/private-90b297ee15291c34fd9731777eff40cf/basic.ics 🔴Kalendarz świąteczny  Tego kalendarza nie możemy edytować (dodawać do niego wydarzeń) jest tylko w trybie odczytu. Dodawanie kalendarza Przechodzimy do zakładki Kalendarz po lewej stronie programu i z dołu ekranu klikamy przycisk  Nowy kalendarz...  i wybieramy Kalendarz zdalny Wklejamy link https://www.thunderbird.net/media/caldata/autogen/Polish-Holidays.ics zapasowy:  https://www.officeholidays.com/ics-local-name/poland Zaznaczamy oba "ptaszki" i klikamy przycisk Znajdź kalendarze. W nowym oknie klikamy przycisk Właściwości  i możemy sobie nadać własną nazwę, kolor. Zaznaczamy ptaszki tak jak na zdjęciu. Żółty monit możemy zignorować. Ten kalendarz nie będzie nam potrzebny do powiadomień. Zatwierdzamy przyciskiem OK  i potwierdzamy w drugim oknie przyciskiem Subskrybuj . Święta pojawią się w kalendarzu.  Czy to ma sens? Komu to potrzebne? Wdrożenie kalendarza współdzielonego dla pracowników ma sens nawet w małej firmie, ponieważ umożliwia łatwiejszą koordynację terminów, organizację spotkań i wydarzeń oraz poprawia komunikację w zespole. Dzięki temu wszyscy pracownicy będą mieli dostęp do tych samych informacji i będą mogli aktualizować swoje plany zgodnie z harmonogramem firmy. Zalety współdzielenia kalendarzy Współdzielony kalendarz w firmie to narzędzie, które przynosi wiele korzyści zarówno dla pracowników, jak i dla całej organizacji. Oto niektóre z kluczowych zalet: 1.  Poprawa komunikacji : Współdzielony kalendarz umożliwia wszystkim pracownikom szybki dostęp do informacji o planowanych spotkaniach, wydarzeniach firmowych czy terminach projektów. Dzięki temu unikają nieporozumień i mogą lepiej się komunikować. 2. Efektywne planowanie : Pracownicy mogą lepiej planować swoje zadania, wiedząc, kiedy ich koledzy są dostępni lub zajęci. To pozwala na optymalizację harmonogramów pracy i unikanie konfliktów terminów. 3. Zwiększenie produktywności : Dzięki lepszemu planowaniu i koordynacji, zespoły mogą efektywniej pracować nad projektami. Współdzielony kalendarz pomaga w ustalaniu priorytetów i terminów, co przyczynia się do zwiększenia produktywności. 4. Ułatwienie zarządzania zasobami : Kalendarz może być wykorzystany do zarządzania nie tylko czasem, ale również innymi zasobami, takimi jak sale konferencyjne, sprzęt czy pojazdy służbowe. 5. Przejrzystość działań : Wszyscy członkowie zespołu mają wgląd w to, co dzieje się w firmie. To buduje zaufanie i wspiera kulturę otwartości. 6. Lepsze zarządzanie czasem : Pracownicy mogą lepiej zarządzać własnym czasem, widząc na jednym ekranie wszystkie swoje obowiązki oraz wydarzenia firmy. 7. Łatwość dostępu : Współdzielone kalendarze często są dostępne online, co oznacza, że pracownicy mogą do nich dotrzeć z każdego miejsca i urządzenia z dostępem do internetu. 8. Synchronizacja z innymi aplikacjami : Wiele współdzielonych kalendarzy można synchronizować z innymi narzędziami używanymi w firmie, takimi jak e-mail, aplikacje do zarządzania projektami czy systemy CRM. 9. Automatyzacja przypomnień: Kalendarze często oferują funkcje automatycznych przypomnień o nadchodzących wydarzeniach lub terminach, co pomaga w utrzymaniu wysokiej organizacji pracy. 10. Łatwość w zarządzaniu urlopami : Pracownicy mogą zgłaszać dni wolne przez kalendarz, a menedżerowie mają możliwość szybkiego zatwierdzania lub odrzucania wniosków urlopowych. 11. Planowanie długoterminowe : Firmy mogą korzystać z kalendarzy do planowania strategicznego i długoterminowego, co pomaga w ustalaniu celów i kierunków rozwoju. 12. Integracja z systemami czasu pracy : Współdzielone kalendarze mogą być częścią systemów ewidencji czasu pracy, co ułatwia monitorowanie obecności pracowników i ich godzin pracy. Wprowadzenie współdzielonego kalendarza może wymagać pewnych szkoleń i adaptacji ze strony pracowników, ale korzyści płynące z jego użytkowania szybko przekonują do takiego rozwiązania.