Wysyłka pism przez e-PUAP korzystając z EZD

Zasady wysyłki przez e-PUAP 

 Pracując w EZD RP mamy możliwość wysyłania wiadomości do osób fizycznych lub instytucji przez platformę e-PUAP. Jednak trzeba spełnić warunki. 

 

 posiadamy adres e-puap odbiorcy w formacie /GminaDobre/SkrytkaESP i dodaliśmy go do Bazy kontaktów w EZD RP. 

 stworzyliśmy sprawę i dodaliśmy załączniki oraz ePismo 

 mamy ePismo podpisane elektronicznie przez kierownika lub burmistrza 

 

 Adres e-PUAP 

 Adresu nie znajdziemy wchodząc na stronę e-PUAPu. Przeważnie będzie on na piśmie przewodnim lub znajdziemy go na stronie BIP instytucji. Występuje w formacie /identyfikator/skrytka np. /GminaDobre/SkrytkaESP 

 Adres e-PUAP w Bazie kontaktów 

 Jeżeli dostaliśmy pismo przez ePUAP bezpośrednio do EZD to pewnie ten kontakt jest już w Bazie kontaktów. Możemy go wyszukać. Jeżeli jednak go nie ma to musimy go dodać. 

 

 Po zalogowaniu do EZD wchodzimy do zakładki Baza kontaktów i klikamy przycisk UTWÓRZ KONTAKT . 

 Wybieramy Typ kontaktu ,  Nazwę  i zaznaczamy dodaj EPUAP.  Pozostałe rzeczy nie są wymagane ale jak jesteśmy w ich posiadaniu to należy je dodać zeby były inne opcje kontaktu.  

 Po wybraniu EPUAP musimy wprowadzić Identyfikator i nazwę skrytki. Klikamy przycisk ZAPISZ 

 

 

 

 Dodajemy załączniki 

 1. Jeżeli mamy założoną już sprawę. To musimy dodać załączniki, które będziemy wysyłać ePUAPem. W sekcji Akta sprawy mamy przycisk  DODAJ , i pod nim dwie opcje które nas interesują  Plik z dysku  (jeżeli mamy już PDF lub doc przygotowany na komputerze) lub  Plik z szablonu  (jeżeli chcemy stworzyć plik bezpośrednio w EZD). 

 2. Po dodaniu załącznika musimy dodać mu metadane klikając kółko z literą M.  

 

 3. Po wpisaniu klikamy ZAPISZ i kółko będzie różowe. 

 Tworzymy ePismo 

 1. Tym samym przyciskiem  DODAJ wybieramy ePismo . Teraz mamy wyskakujące okno i do wypełnienia 3 kroki. 

 

 2. Dodajemy kontakt z Bazy kontaktów i przechodzimy DALEJ. 

 

  3. Wpisujemy Tytuł informacji czyli czego dotyczy sprawa. Rodzaj e-pisma to taka kategoria informacji. W polu Treść możemy tak naprawdę napisać wszystko to co w dodalibyśmy w załączniku, ale jest to tekst niesformatowany, więc lepiej napisać "według załącznika" i dodać całość w załączniku.  

 4. W kroku trzecim zaznaczamy wcześniej dodane pliki, które będą wysyłane razem z ePismem przez ePUAP. 

 5. Dodajemy metadane do ePisma klikając w kółko z M. i zapisujemy. 

 Wnioskujemy o podpis elektroniczny ePisma 

 

 W Aktach sprawy mamy XML z dodanymi metadanymi teraz trzeba go zaznaczyć i wybrać Do podpisu 

 

 

 W ten sposób tworzymy zadanie dla kierownika/burmistrza. Wpisujemy treść np. Proszę o podpis. Wybieramy odbiorcę i termin i klikamy utwórz.  

 

 

 Teraz przy XML będzie blade kółko z literką P i poniżej w zakładce ZADANIA będzie widoczne zadanie "Do podpisu". Pozostaje nam czekać jak kierownik/burmistrz podpisze ePismo. Dostaniemy powiadomienie o tym. 

 

 Niekiedy instytucje lub firmy wymagają od nas podpisywania oddzielnie załączników w formacie PDF. Możemy to zrobić w analogiczny sposób jak z ePismem tylko wybierając załącznik i prosząc o jego podpis. 

 Wysyłamy podpisane ePismo 

 

 Gdy mamy podpis elektroniczny w ePismo zaznaczamy je i po prawej stronie wybieramy Wyślij i ePUAP. 

 Sprawdzamy czy są wybrane pisma i załączniki oraz odbiorca i klikamy przycisk WYŚLIJ. 

 

 

 Status możemy sprawdzać w zakładce WYSYŁKI.  

 Należy pamiętać, że w instytucjach jest inny system potwierdzeń odbioru, niż w przypadku osób fizycznych. W instytucjach otrzymamy odrazu UPO zaś w przypadku osób fizycznych UPO otrzymamy w momencie otwarcia wiadomości.