Wysyłka pism przez e-PUAP korzystając z EZD

Zasady wysyłki przez e-PUAP

Pracując w EZD RP mamy możliwość wysyłania wiadomości do osób fizycznych lub instytucji przez platformę e-PUAP. Jednak trzeba spełnić warunki.

• posiadamy adres e-puap odbiorcy w formacie /GminaDobre/SkrytkaESP i dodaliśmy go do Bazy kontaktów w EZD RP.
• stworzyliśmy sprawę i dodaliśmy załączniki oraz ePismo
• mamy ePismo podpisane elektronicznie przez kierownika lub burmistrza

Adres e-PUAP

Adresu nie znajdziemy wchodząc na stronę e-PUAPu. Przeważnie będzie on na piśmie przewodnim lub znajdziemy go na stronie BIP instytucji. Występuje w formacie /identyfikator/skrytka np. /GminaDobre/SkrytkaESP

Adres e-PUAP w Bazie kontaktów

Jeżeli dostaliśmy pismo przez ePUAP bezpośrednio do EZD to pewnie ten kontakt jest już w Bazie kontaktów. Możemy go wyszukać. Jeżeli jednak go nie ma to musimy go dodać.

1. Po zalogowaniu do EZD wchodzimy do zakładki Baza kontaktów i klikamy przycisk UTWÓRZ KONTAKT.
2. Wybieramy Typ kontaktu, Nazwę i zaznaczamy dodaj EPUAP. Pozostałe rzeczy nie są wymagane ale jak jesteśmy w ich posiadaniu to należy je dodać zeby były inne opcje kontaktu. 
3. Po wybraniu EPUAP musimy wprowadzić Identyfikator i nazwę skrytki. Klikamy przycisk ZAPISZ
   

   

Dodajemy załączniki

1. Jeżeli mamy założoną już sprawę. To musimy dodać załączniki, które będziemy wysyłać ePUAPem. W sekcji Akta sprawy mamy przycisk DODAJ, i pod nim dwie opcje które nas interesują Plik z dysku (jeżeli mamy już PDF lub doc przygotowany na komputerze) lub Plik z szablonu (jeżeli chcemy stworzyć plik bezpośrednio w EZD).

2. Po dodaniu załącznika musimy dodać mu metadane klikając kółko z literą M. 

3. Po wpisaniu klikamy ZAPISZ i kółko będzie różowe.

Tworzymy ePismo

1. Tym samym przyciskiem DODAJ wybieramy ePismo. Teraz mamy wyskakujące okno i do wypełnienia 3 kroki.

2. Dodajemy kontakt z Bazy kontaktów i przechodzimy DALEJ.

 3. Wpisujemy Tytuł informacji czyli czego dotyczy sprawa. Rodzaj e-pisma to taka kategoria informacji. W polu Treść możemy tak naprawdę napisać wszystko to co w dodalibyśmy w załączniku, ale jest to tekst niesformatowany, więc lepiej napisać "według załącznika" i dodać całość w załączniku. 

4. W kroku trzecim zaznaczamy wcześniej dodane pliki, które będą wysyłane razem z ePismem przez ePUAP.

5. Dodajemy metadane do ePisma klikając w kółko z M. i zapisujemy.

Wnioskujemy o podpis elektroniczny ePisma

1. W Aktach sprawy mamy XML z dodanymi metadanymi teraz trzeba go zaznaczyć i wybrać Do podpisu
   

   

   
   
2. W ten sposób tworzymy zadanie dla kierownika/burmistrza. Wpisujemy treść np. Proszę o podpis. Wybieramy odbiorcę i termin i klikamy utwórz. 
   

   

   
   
3. Teraz przy XML będzie blade kółko z literką P i poniżej w zakładce ZADANIA będzie widoczne zadanie "Do podpisu". Pozostaje nam czekać jak kierownik/burmistrz podpisze ePismo. Dostaniemy powiadomienie o tym.

Niekiedy instytucje lub firmy wymagają od nas podpisywania oddzielnie załączników w formacie PDF. Możemy to zrobić w analogiczny sposób jak z ePismem tylko wybierając załącznik i prosząc o jego podpis.

Wysyłamy podpisane ePismo

1. Gdy mamy podpis elektroniczny w ePismo zaznaczamy je i po prawej stronie wybieramy Wyślij i ePUAP. 

Stworzyłem rejestry ogólnodostępne:

Rejestr faktur zewnętrznych

Ma na celu umożliwienie śledzenia i kontrolę wszystkich faktur otrzymywanych od zewnętrznych dostawców. Łatwo na jego podstawie określić wydatki na poszczególnych stanowiskach lub referatach.

Można z niego wydobyć np. taką tabelę:

Nr	Numer RPW	Nazwa firmy	Kwota brutto na fakturze	Czy przekazane do księgowości?	Sposób dostarczenia	Kategoria	Data wpisu	Wpisujący
1	RPW/765/2024	ORANGE	96,89	Nie	List zwykły	telefonia stacjonarna i komórkowa	2024-02-09	Krzysztof Ratuski Informatyk  OS
5	RPW/10/2024	Softika S.C.	61,5	Tak	Email	telefonia stacjonarna i komórkowa	2024-01-10	Krzysztof Ratuski Informatyk  OS
4	RPW/9/2024	T-Mobile Polska S.A.	545,26	Tak	Email	telefonia stacjonarna i komórkowa	2024-01-10	Krzysztof Ratuski Informatyk  OS
3	RPW/8/2024	POLKOMTEL SP. Z O.O.	406,75	Tak	Email	telefonia stacjonarna i komórkowa	2024-01-10	Krzysztof Ratuski Informatyk  OS
2	RPW/7/2024	GRW SYSTEM Grzegorz Wąsowski	1305,03	Tak	Email	sprzęt komputerowy	2024-01-10	Krzysztof Ratuski Informatyk  OS
1	RPW/6/2024	Aiton Caldwell S.A.	245,98	Tak	Email	telefonia stacjonarna i komórkowa	2024-01-10	Krzysztof Ratuski Informatyk  OS

Rejestr umów zewnętrznych

Rejestr umów zewnętrznych w jednostce samorządu terytorialnego ma kilka istotnych celów. Po pierwsze, umożliwia to pełną kontrolę nad zawieranymi umowami i ich terminami. Po drugie, rejestr taki pozwala na monitorowanie wydatków związanych z umowami zewnętrznymi oraz efektywne zarządzanie budżetem. Dodatkowo, rejestr umów może pomóc w zapewnieniu przejrzystości i uczciwości w procesie zawierania umów, co przyczynia się do zapobiegania korupcji i nadużyciom.

Widoczność

Co trzeba zaznaczyć każdy szeregowy pracownik widzi tylko swoje wpisy do rejestru, ale jego kierownik widzi wszystkie w referacie. Zaś Burmistrz lub Jego Zastępca widzą wszystkie wpisy z całej instytucji.

Pracownik	widzi swoje wpisy
Kierownik	widzi wpisy w referacie
Burmistrz / Zastępca	widzi wpisy w instytucji

Stąd numeracja jest jednolita dla każdego miesiąca w całej instytucji.

Dodawanie pisma do rejestru

Rejestr jest tworzony z pisma więc musimy to pismo więc albo to pismo dodajemy z dysku lub musimy utworzyć kopie pisma które jest w przydzielonym nam zadaniu.

Dodawanie pisma z dysku jest opisane tutaj: https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/dodawanie-nowego-pisma-z-dysku/

Jeżeli mamy pismo w zadaniu musimy zaznaczyć to pismo i po prawej stronie będzie dostępna opcja Kopia do pism.
Gdy pismo pojawi się w pismach ze znaczkiem to jest nasza kopia dodajemy jej Metadane.

Klikamy ZAPISZ i możemy teraz zaznaczyć to pismo i wybrać Wpis do rejestru.

Wybieramy rejestr i wypełniamy potrzebne pola:

Po wypełnieniu wymaganych pól zatwierdzamy. Teraz musimy zakończyć pismo (kopię) i zadanie w którym oryginał tego pisma był pod warunkiem, że nie zakładamy z niego sprawy.