Wysyłka pism przez e-PUAP korzystając z EZD
Rejestry
Zasady wysyłki przez e-PUAP
Pracując w EZD RP mamy możliwość wysyłania wiadomości do osób fizycznych lub instytucji przez platformę e-PUAP. Jednak trzeba spełnić warunki.
- posiadamy adres e-puap odbiorcy w formacie /GminaDobre/SkrytkaESP i dodaliśmy go do Bazy kontaktów w EZD RP.
- stworzyliśmy sprawę i dodaliśmy załączniki oraz ePismo
- mamy ePismo podpisane elektronicznie przez kierownika lub burmistrza
Adres e-PUAP
Adresu nie znajdziemy wchodząc na stronę e-PUAPu. Przeważnie będzie on na piśmie przewodnim lub znajdziemy go na stronie BIP instytucji. Występuje w formacie /identyfikator/skrytka np. /GminaDobre/SkrytkaESP
Adres e-PUAP w Bazie kontaktów
Jeżeli dostaliśmy pismo przez ePUAP bezpośrednio do EZD to pewnie ten kontakt jest już w Bazie kontaktów. Możemy go wyszukać. Jeżeli jednak go nie ma to musimy go dodać.
- Po zalogowaniu do EZD wchodzimy do zakładki Baza kontaktów i klikamy przycisk UTWÓRZ KONTAKT.
- Wybieramy Typ kontaktu, Nazwę i zaznaczamy dodaj EPUAP. Pozostałe rzeczy nie są wymagane ale jak jesteśmy w ich posiadaniu to należy je dodać zeby były inne opcje kontaktu.
- Po wybraniu EPUAP musimy wprowadzić Identyfikator i nazwę skrytki. Klikamy przycisk ZAPISZ
Dodajemy załączniki
1. Jeżeli mamy założoną już sprawę. To musimy dodać załączniki, które będziemy wysyłać ePUAPem. W sekcji Akta sprawy mamy przycisk DODAJ, i pod nim dwie opcje które nas interesują Plik z dysku (jeżeli mamy już PDF lub doc przygotowany na komputerze) lub Plik z szablonu (jeżeli chcemy stworzyć plik bezpośrednio w EZD).
2. Po dodaniu załącznika musimy dodać mu metadane klikając kółko z literą M.
3. Po wpisaniu klikamy ZAPISZ i kółko będzie różowe.
Tworzymy ePismo
1. Tym samym przyciskiem DODAJ wybieramy ePismo. Teraz mamy wyskakujące okno i do wypełnienia 3 kroki.
2. Dodajemy kontakt z Bazy kontaktów i przechodzimy DALEJ.
3. Wpisujemy Tytuł informacji czyli czego dotyczy sprawa. Rodzaj e-pisma to taka kategoria informacji. W polu Treść możemy tak naprawdę napisać wszystko to co w dodalibyśmy w załączniku, ale jest to tekst niesformatowany, więc lepiej napisać "według załącznika" i dodać całość w załączniku.
4. W kroku trzecim zaznaczamy wcześniej dodane pliki, które będą wysyłane razem z ePismem przez ePUAP.
5. Dodajemy metadane do ePisma klikając w kółko z M. i zapisujemy.
Wnioskujemy o podpis elektroniczny ePisma
- W Aktach sprawy mamy XML z dodanymi metadanymi teraz trzeba go zaznaczyć i wybrać Do podpisu
- W ten sposób tworzymy zadanie dla kierownika/burmistrza. Wpisujemy treść np. Proszę o podpis. Wybieramy odbiorcę i termin i klikamy utwórz.
- Teraz przy XML będzie blade kółko z literką P i poniżej w zakładce ZADANIA będzie widoczne zadanie "Do podpisu". Pozostaje nam czekać jak kierownik/burmistrz podpisze ePismo. Dostaniemy powiadomienie o tym.
Niekiedy instytucje lub firmy wymagają od nas podpisywania oddzielnie załączników w formacie PDF. Możemy to zrobić w analogiczny sposób jak z ePismem tylko wybierając załącznik i prosząc o jego podpis.
Wysyłamy podpisane ePismo
1. Gdy mamy podpis elektroniczny w ePismo zaznaczamy je i po prawej stronie wybieramy Wyślij i ePUAP.
Stworzyłem rejestry ogólnodostępne:
Rejestr faktur zewnętrznych
Ma na celu umożliwienie śledzenia i kontrolę wszystkich faktur otrzymywanych od zewnętrznych dostawców. Łatwo na jego podstawie określić wydatki na poszczególnych stanowiskach lub referatach.
Można z niego wydobyć np. taką tabelę:
| Nr | Numer RPW | Nazwa firmy | Kwota brutto na fakturze | Czy przekazane do księgowości? | Sposób dostarczenia | Kategoria | Data wpisu | Wpisujący |
| 1 | RPW/765/2024 | ORANGE | 96,89 | Nie | List zwykły | telefonia stacjonarna i komórkowa | 2024-02-09 | Krzysztof Ratuski Informatyk OS |
| 5 | RPW/10/2024 | Softika S.C. | 61,5 | Tak | telefonia stacjonarna i komórkowa | 2024-01-10 | Krzysztof Ratuski Informatyk OS | |
| 4 | RPW/9/2024 | T-Mobile Polska S.A. | 545,26 | Tak | telefonia stacjonarna i komórkowa | 2024-01-10 | Krzysztof Ratuski Informatyk OS | |
| 3 | RPW/8/2024 | POLKOMTEL SP. Z O.O. | 406,75 | Tak | telefonia stacjonarna i komórkowa | 2024-01-10 | Krzysztof Ratuski Informatyk OS | |
| 2 | RPW/7/2024 | GRW SYSTEM Grzegorz Wąsowski | 1305,03 | Tak | sprzęt komputerowy | 2024-01-10 | Krzysztof Ratuski Informatyk OS | |
| 1 | RPW/6/2024 | Aiton Caldwell S.A. | 245,98 | Tak | telefonia stacjonarna i komórkowa | 2024-01-10 | Krzysztof Ratuski Informatyk OS |
Rejestr umów zewnętrznych
Rejestr umów zewnętrznych w jednostce samorządu terytorialnego ma kilka istotnych celów. Po pierwsze, umożliwia to pełną kontrolę nad zawieranymi umowami i ich terminami. Po drugie, rejestr taki pozwala na monitorowanie wydatków związanych z umowami zewnętrznymi oraz efektywne zarządzanie budżetem. Dodatkowo, rejestr umów może pomóc w zapewnieniu przejrzystości i uczciwości w procesie zawierania umów, co przyczynia się do zapobiegania korupcji i nadużyciom.
Widoczność
Co trzeba zaznaczyć każdy szeregowy pracownik widzi tylko swoje wpisy do rejestru, ale jego kierownik widzi wszystkie w referacie. Zaś Burmistrz lub Jego Zastępca widzą wszystkie wpisy z całej instytucji.
| Pracownik | widzi swoje wpisy |
| Kierownik | widzi wpisy w referacie |
| Burmistrz / Zastępca | widzi wpisy w instytucji |
Stąd numeracja jest jednolita dla każdego miesiąca w całej instytucji.
Dodawanie pisma do rejestru
Rejestr jest tworzony z pisma więc musimy to pismo więc albo to pismo dodajemy z dysku lub musimy utworzyć kopie pisma które jest w przydzielonym nam zadaniu.
Dodawanie pisma z dysku jest opisane tutaj: https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/dodawanie-nowego-pisma-z-dysku/
Jeżeli mamy pismo w zadaniu musimy zaznaczyć to pismo i po prawej stronie będzie dostępna opcja Kopia do pism.
Gdy pismo pojawi się w pismach ze znaczkiem 
to jest nasza kopia dodajemy jej Metadane.
Klikamy ZAPISZ i możemy teraz zaznaczyć to pismo i wybrać Wpis do rejestru.
Wybieramy rejestr i wypełniamy potrzebne pola:
Po wypełnieniu wymaganych pól zatwierdzamy. Teraz musimy zakończyć pismo (kopię) i zadanie w którym oryginał tego pisma był pod warunkiem, że nie zakładamy z niego sprawy.
