Skip to main content

Wysyłka pism przez e-PUAP korzystając z EZD

Rejestry

Zasady wysyłki przez e-PUAP

Pracując w EZD RP mamy możliwość wysyłania wiadomości do osób fizycznych lub instytucji przez platformę e-PUAP. Jednak trzeba spełnić warunki.

  • posiadamy adres e-puap odbiorcy w formacie /GminaDobre/SkrytkaESP i dodaliśmy go do Bazy kontaktów w EZD RP.
  • stworzyliśmy sprawę i dodaliśmy załączniki oraz ePismo
  • mamy ePismo podpisane elektronicznie przez kierownika lub burmistrza

Adres e-PUAP

Adresu nie znajdziemy wchodząc na stronę e-PUAPu. Przeważnie będzie on na piśmie przewodnim lub znajdziemy go na stronie BIP instytucji. Występuje w formacie /identyfikator/skrytka np. /GminaDobre/SkrytkaESP

Adres e-PUAP w Bazie kontaktów

Jeżeli dostaliśmy pismo przez ePUAP bezpośrednio do EZD to pewnie ten kontakt jest już w Bazie kontaktów. Możemy go wyszukać. Jeżeli jednak go nie ma to musimy go dodać.

  1. Po zalogowaniu do EZD wchodzimy do zakładki Baza kontaktów i klikamy przycisk UTWÓRZ KONTAKT.image.png
  2. Wybieramy Typ kontaktuNazwę i zaznaczamy dodaj EPUAP. Pozostałe rzeczy nie są wymagane ale jak jesteśmy w ich posiadaniu to należy je dodać zeby były inne opcje kontaktu. 
  3. Po wybraniu EPUAP musimy wprowadzić Identyfikator i nazwę skrytki. Klikamy przycisk ZAPISZ

    image.png

Dodajemy załączniki

1. Jeżeli mamy założoną już sprawę. To musimy dodać załączniki, które będziemy wysyłać ePUAPem. W sekcji Akta sprawy mamy przycisk DODAJ, i pod nim dwie opcje które nas interesują Plik z dysku (jeżeli mamy już PDF lub doc przygotowany na komputerze) lub Plik z szablonu (jeżeli chcemy stworzyć plik bezpośrednio w EZD).

2. Po dodaniu załącznika musimy dodać mu metadane klikając kółko z literą M. 

image.png

3. Po wpisaniu klikamy ZAPISZ i kółko będzie różowe.

Tworzymy ePismo

1. Tym samym przyciskiem DODAJ wybieramy ePismo. Teraz mamy wyskakujące okno i do wypełnienia 3 kroki.

image.png

2. Dodajemy kontakt z Bazy kontaktów i przechodzimy DALEJ.

image.png

 3. Wpisujemy Tytuł informacji czyli czego dotyczy sprawa. Rodzaj e-pisma to taka kategoria informacji. W polu Treść możemy tak naprawdę napisać wszystko to co w dodalibyśmy w załączniku, ale jest to tekst niesformatowany, więc lepiej napisać "według załącznika" i dodać całość w załączniku. 

4. W kroku trzecim zaznaczamy wcześniej dodane pliki, które będą wysyłane razem z ePismem przez ePUAP.

image.png5. Dodajemy metadane do ePisma klikając w kółko z M. i zapisujemy.

Wnioskujemy o podpis elektroniczny ePisma

  1. W Aktach sprawy mamy XML z dodanymi metadanymi teraz trzeba go zaznaczyć i wybrać Do podpisu

    image.png


  2. W ten sposób tworzymy zadanie dla kierownika/burmistrza. Wpisujemy treść np. Proszę o podpis. Wybieramy odbiorcę i termin i klikamy utwórz. 

    image.png


  3. Teraz przy XML będzie blade kółko z literką P i poniżej w zakładce ZADANIA będzie widoczne zadanie "Do podpisu". Pozostaje nam czekać jak kierownik/burmistrz podpisze ePismo. Dostaniemy powiadomienie o tym.

Niekiedy instytucje lub firmy wymagają od nas podpisywania oddzielnie załączników w formacie PDF. Możemy to zrobić w analogiczny sposób jak z ePismem tylko wybierając załącznik i prosząc o jego podpis.

Wysyłamy podpisane ePismo

1. Gdy mamy podpis elektroniczny w ePismo zaznaczamy je i po prawej stronie wybieramy Wyślij i ePUAP. 

Stworzyłem rejestry ogólnodostępne:

Rejestr faktur zewnętrznych

Ma na celu umożliwienie śledzenia i kontrolę wszystkich faktur otrzymywanych od zewnętrznych dostawców. Łatwo na jego podstawie określić wydatki na poszczególnych stanowiskach lub referatach.

Można z niego wydobyć np. taką tabelę:

Nr Numer RPW Nazwa firmy Kwota brutto na fakturze Czy przekazane do księgowości? Sposób dostarczenia Kategoria Data wpisu Wpisujący
1 RPW/765/2024 ORANGE 96,89 Nie List zwykły telefonia stacjonarna i komórkowa 2024-02-09 Krzysztof Ratuski Informatyk  OS
5 RPW/10/2024 Softika S.C. 61,5 Tak Email telefonia stacjonarna i komórkowa 2024-01-10 Krzysztof Ratuski Informatyk  OS
4 RPW/9/2024 T-Mobile Polska S.A. 545,26 Tak Email telefonia stacjonarna i komórkowa 2024-01-10 Krzysztof Ratuski Informatyk  OS
3 RPW/8/2024 POLKOMTEL SP. Z O.O. 406,75 Tak Email telefonia stacjonarna i komórkowa 2024-01-10 Krzysztof Ratuski Informatyk  OS
2 RPW/7/2024 GRW SYSTEM Grzegorz Wąsowski 1305,03 Tak Email sprzęt komputerowy 2024-01-10 Krzysztof Ratuski Informatyk  OS
1 RPW/6/2024 Aiton Caldwell S.A. 245,98 Tak Email telefonia stacjonarna i komórkowa 2024-01-10 Krzysztof Ratuski Informatyk  OS

Rejestr umów zewnętrznych

Rejestr umów zewnętrznych w jednostce samorządu terytorialnego ma kilka istotnych celów. Po pierwsze, umożliwia to pełną kontrolę nad zawieranymi umowami i ich terminami. Po drugie, rejestr taki pozwala na monitorowanie wydatków związanych z umowami zewnętrznymi oraz efektywne zarządzanie budżetem. Dodatkowo, rejestr umów może pomóc w zapewnieniu przejrzystości i uczciwości w procesie zawierania umów, co przyczynia się do zapobiegania korupcji i nadużyciom.

Widoczność

Co trzeba zaznaczyć każdy szeregowy pracownik widzi tylko swoje wpisy do rejestru, ale jego kierownik widzi wszystkie w referacie. Zaś Burmistrz lub Jego Zastępca widzą wszystkie wpisy z całej instytucji.

Pracownik  widzi swoje wpisy
Kierownik  widzi wpisy w referacie
Burmistrz / Zastępca widzi wpisy w instytucji

Stąd numeracja jest jednolita dla każdego miesiąca w całej instytucji.

Dodawanie pisma do rejestru

Rejestr jest tworzony z pisma więc musimy to pismo więc albo to pismo dodajemy z dysku lub musimy utworzyć kopie pisma które jest w przydzielonym nam zadaniu.

Dodawanie pisma z dysku jest opisane tutaj: https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/dodawanie-nowego-pisma-z-dysku/

Jeżeli mamy pismo w zadaniu musimy zaznaczyć to pismo i po prawej stronie będzie dostępna opcja Kopia do pism.
Gdy pismo pojawi się w pismach ze znaczkiem image.png to jest nasza kopia dodajemy jej Metadane.

image.png

Klikamy ZAPISZ i możemy teraz zaznaczyć to pismo i wybrać Wpis do rejestru.

Wybieramy rejestr i wypełniamy potrzebne pola:

image.png

Po wypełnieniu wymaganych pól zatwierdzamy. Teraz musimy zakończyć pismo (kopię) i zadanie w którym oryginał tego pisma był pod warunkiem, że nie zakładamy z niego sprawy.

image.png